“Leva menos tempo fazer uma coisa certa, do que explicar porque você a fez errado.” Henry Longfellow

Sabemos que o período de fechamento do exercício contábil, DIRF, DIRPJ, ECF e ECD são os mais agitados. Tantas obrigações fiscais nos preocupam, principalmente se pensarmos nos prazos e exatidão das informações declaradas. Ao observarmos o fornecimento de informações nas micro e pequenas empresas (MPE) em relação às empresas de grande porte, concluímos que geralmente uma empresa com maior capital se preocupa em procurar estar em conformidade. É compreendido que as grandes empresas tenham maior estrutura para gerenciar, enquanto as MPE’s estão lutando para chegar ao seu crescimento e posicionamento no mercado.

O compliance vem do verbo “to comply”, que significa “estar em conformidade”. Trazendo isso para o âmbito empresarial, é estar em conformidade com as leis e normas. Sendo assim, a estrutura do compliance é a integridade na instituição. De acordo com o Sebrae, as MPE’s são responsáveis por 99% dos empreendimentos nacionais, 72% dos empregos criados no país no primeiro semestre do ano e 30% do PIB (Sebrae, 2022). Portanto, é necessário orientação e um olhar especial para esse segmento.

Por isso, listamos três fatores que ajudarão as MPE’s a estruturar o programa de compliance:

1 – Conheça bem a sua empresa:

Normalmente, o dono da empresa está focado em apenas uma área da organização e deixa que os funcionários se responsabilizem pelas outras áreas o qual o proprietário não tem tanta afinidade, apenas observam superficialmente. De longe, pode parecer que tudo está em ordem, mas é na constante atenção do dia a dia que serão identificadas as irregularidades que passavam despercebidas. Conheça cada área, veja todos os processos de compra, venda, esteja na frente de loja com os vendedores, no escritório, na produção… Não à toa, já diz o ditado popular: “O olho do dono engorda o porco”.

2 – Esteja de acordo com as Leis e Regulamentos:

Depois de conhecer a empresa, está na hora de analisar se toda a operação está em conformidade. Para isso, delegue pessoas na equipe que possam monitorar as operações. Todos na empresa precisam vestir a camisa da integridade e pontuar ao seu superior o primeiro sinal de irregularidade. A implementação do código de conduta na empresa e as reuniões periódicas sobre os procedimentos legais irão nortear e assegurar que as obrigações do compliance que forem identificadas e avaliadas deverão receber o tratamento devido.

3 – Contabilidade eficiente:

A função da contabilidade é de registrar, resumir e analisar os dados contábeis de uma empresa. Para que isso ocorra, procure sempre enviar os documentos solicitados pelo seu contador a fim de demonstrar a realidade, registre todas as transações em ordem cronológica para respeitar o princípio da competência e sempre que possível, marque uma reunião com o seu contador para conversar a respeito dos dados verificados no Balanço, DRE, dentre outras demonstrações. É importante que ouça o seu contador para que ele possa apontar as melhorias de fornecimento de informação de maneira detalhada, tempestiva e íntegra. Dessa forma irá mitigar os riscos, evitando notificações fiscais e trabalhistas e, consequentemente, melhorando esse mecanismo como tomada de decisão.

O compliance ajudará a sua empresa a alcançar a solidez no mercado, a ter controles internos, segurança nas informações e tranquilidade em saber que você não é o único preocupado em fazer a coisa certa. O reconhecimento por adotar uma política íntegra será valorizado pelos seus clientes, fornecedores e funcionários. Estar presente e ativo na gestão do seu negócio é tão importante quanto estar presente e ativo na produção, na operação. Lembre-se: Prevenir é economizar.